Algemene voorwaarden vergaderruimte huren in Den Haag
Algemene voorwaarden vergaderruimte huren
Als je bij ons een vergaderruimte huurt, wil je weten waar je aan toe bent. Daarom hebben we onze algemene voorwaarden eenvoudig en transparant op een rij gezet. Zo weet je precies wat je kunt verwachten bij reserveren, annuleren en betalen.
Bij Vergaderen aan de Regentes werken we met de officiële Uniforme Voorwaarden Horeca (UVH). Daarnaast hebben we een aantal aanvullende voorwaarden die specifiek gelden voor onze locatie in Den Haag.
Waarom deze voorwaarden jou helpen
Bij Vergaderen aan de Regentes werken we met de officiële Uniforme Voorwaarden Horeca (UVH). Daarnaast hebben we een aantal aanvullende voorwaarden die specifiek gelden voor onze locatie in Den Haag.
Wat je moet weten bij het huren van onze vergaderruimte?
1. Reserveren & beschikbaarheid
- Boek op afspraak
- Weekend of avond? Mogelijk! Graag vooraf overleggen
- Last-minute = wij helpen je graag op basis van de beschikbaarheid
2. Annuleren
- Kosteloos annuleren tot 48 uur van tevoren
- Daarna: 100% van het afgesproken bedrag
3. Lunch & diner wijzigen
- Tot 24 uur van tevoren aan te passen
- Daarna: volledige kosten worden gerekend
4. Zelf catering meenemen
- Niet toegestaan vanwege hygiëne en dieetwensen
- Gebruik van de keukenfaciliteit en servies is daarom niet mogelijk
5. Betaling & administratie
- Betaling binnen 14 dagen
- Bij te late betaling: 3% rente + €15 administratiekosten bij ontbrekende inkoopinformatie voor de factuur
- Alle prijzen zijn exclusief BTW
Waarom deze voorwaarden jou helpen
Door duidelijke afspraken te maken, kunnen we jouw bijeenkomst professioneel en soepel laten verlopen. Geen verrassingen achteraf, gewoon goed geregeld. En mocht er iets veranderen? Dan denken we graag met je mee.
Wat betekent dit voor jou?
- ✅ Eerlijke annuleringsregels – Je kunt tot een bepaald moment kosteloos annuleren. Daarna rekenen we (een deel van) het afgesproken bedrag.
- ✅ Heldere afspraken bij schade – Als er iets kapotgaat, lossen we dat samen netjes op.
- ✅ Overmacht – Als er iets onverwachts gebeurt (zoals brand of een stroomstoring), zoeken we samen een oplossing.
- ✅ Factuur & betaling – We sturen vooraf of achteraf een factuur. We vragen je vriendelijk om op tijd te betalen.
De volledige UVH zijn hier te lezen (PDF) (extern).
Heb je vragen over de voorwaarden of wil je een extra heldere uitleg? Laat het ons gerust weten – we denken graag met je mee.
💬 Kan ik op het laatste moment boeken?
Dat kan soms, afhankelijk van de bezetting. Neem via WhatsApp of telefonisch contact op – we kijken wat er mogelijk is.
💬 Wat als ik minder lunches nodig heb?
Geef het uiterlijk 24 uur voor aanvang door. Wij kopen namelijk vooraf de boodschappen in. Daarna rekenen we de kosten volledig.
💬 Kan ik zelf lunch meenemen?
Wij verzorgen heerlijke lunches voor iedereen met een uniek dieet. Daarom is eigen catering vanwege hygiëne en dieetwensen is niet toegestaan. Vraag gerust naar onze cateringopties.
💬 Moet ik reserveren via de site?
Bij spoed is Whatsapp of bellen het snelst. Binnenkort kun je ook online boeken.
💬 Hoe boek ik met spoed?
Stuur ons een WhatsApp met informatie over:
1. Datum
2. Start -en eindtijd
3. Aantal personen
4. Of lunch gewenst is
5. Relevante andere informatie zoals dieetwensen of benodigd apparatuur.
Is er beschikbaarheid? Dan regelen wij de rest. Binnenkort ook online boeken via Amelia.
Deze klanten maken al gebruik van deze bijzondere vergaderlocatie in Den Haag
Vergaderruimte Wilhelmina
Stijlvolle vergaderruimte voor teams en groepen. Perfect voor brainstorms, strategiesessies of presentaties.
Capaciteit: 2 – 15 personen
Voorzieningen
- All-inclusive: koffie, thee & water
- Wifi internet
- Flipover
- Presentatiescherm
Multifunctionele ruimte Juliana
Veelzijdige ruimte met sfeer en flexibiliteit. Perfect voor flexwerk, creatieve sessies of kleine bijeenkomsten.
Capaciteit: 1 – 10 personen
Voorzieningen
- Flexibile inrichting
- Wifi internet
- Flipover op aanvraag
- Presentatiescherm op aanvraag
Samenwerkruimte Beatrix
Compacte ruimte voor kleine vergaderingen. Ideaal voor samenwerken of coachingsessies.
Capaciteit: 2 – 4 personen
Voorzieningen
- Privacy
- Wifi internet
- Flipover op aanvraag
- Presentatiescherm op aanvraag
Privekantoor Emma
Stille ruimte voor consulten of individueel werk. Perfect voor 1-op-1 gesprekken of breakout..
Capaciteit: 1 – 3 personen
Voorzieningen
- Privacy
- Wifi internet
- Huiselijke inrichting
- Afsluitbaar
Klaar om met vertrouwen te boeken?
Heb je alles gelezen en wil je direct een ruimte boeken? Mail of WhatsApp ons voor een vrijblijvende offerte. Binnenkort ook online boeken via Amelia!